Wiele szpitali potrzebuje dostaw i usług, ale nie wszystkie z nich wiedzą, gdzie szukać potrzebnych towarów i usług. Aby z tego skorzystać, należy zrozumieć różne rodzaje przetargów, które szpitale mogą uznać za przydatne i jak do nich dotrzeć. Przyjrzyjmy się różnym typom przetargów i dlaczego są one ważne dla każdego operatora szpitala.
Na czym polegają przetargi?
Przetarg to zaproszenie do składania ofert na towary i usługi, których wymaga szpital. Przetarg może dotyczyć konkretnej pozycji lub szeregu pozycji. Aby dokonać wyboru, szpital zazwyczaj chce znać najtańszy koszt dla swoich wymagań. Kiedy szpital przystępuje do przetargu, oznacza to, że chce wyznaczyć dostawcę towarów lub usług, który pomoże mu w spełnieniu konkretnych wymagań.
Ogólnie rzecz biorąc, proces zatrudniania dostawcy poprzez przetargi jest mniej formalny niż przechodzenie przez oficjalny proces zamówień. Przetargi szpitalne są również powszechne w obszarach odległych i w sytuacjach kryzysowych. Mogą być również stosowane w przypadku mniejszych, jednorazowych wymagań.
Rodzaje przetargów na dostawy i usługi
Przy różnych rodzajach przetargów na dostawy i usługi, ważne jest, aby wiedzieć, do czego służy każdy z nich i jak do nich dotrzeć.
- Zapytanie ofertowe (Request For Proposal) – lub RFP – jest procesem prowadzonym przez rząd, w którym agencja rządowa wydaje formalne zaproszenie do składania ofert, na które każdy dostawca może złożyć propozycję. Informacje zawarte w RFP będą podstawą do wyboru dostawcy.
- Prośba o informacje (ang. Request For Information, RFI) to proces prowadzony przez rząd, w którym agencja rządowa wydaje formalne zaproszenie do składania ofert, w którym może wziąć udział każdy dostawca. Informacje zawarte w RFI będą podstawą do wyboru dostawcy.
- Invited Tender – lub IT – to przetarg, który jest ogłaszany przez rząd. Rząd może, ale nie musi, opublikować zaproszenie do przetargu. Najczęściej przetargi IT są tylko na zaproszenie.
- Auctions – lub auction tenders – to rodzaj przetargu, który jest zwykle obsługiwany poprzez proces aukcyjny.
- Negocjacje – lub przetargi negocjacyjne – to rodzaj przetargu stosowany w przypadku stosunkowo niewielkich zakupów, w których rząd nie chce przechodzić przez formalny proces zamówień.
- Self-Hiring – czyli przetargi z własnym zatrudnieniem – to rodzaj przetargu stosowanego przy zakupach poniżej 50 tys. dolarów. Rząd zazwyczaj nie chce upubliczniać przetargu, ponieważ jest to sposób na zatrudnienie się przez rząd.
Dlaczego ważne jest, aby wiedzieć o przetargach?
Wiele szpitali popełnia błąd zakładając, że nie muszą wiedzieć o przetargach, ponieważ myślą, że mają monopol na dostawy. Choć czasem tak jest, nie zawsze. Przetarg może być dla szpitala sposobem na znalezienie alternatywnego dostawcy, jeśli ma problem z pierwszym dostawcą. Wiedza na temat przetargów może być również potrzebna, jeśli jesteś właścicielem prywatnego szpitala i chcesz skorzystać z usług i dostaw, do których ma dostęp szpital publiczny. Niezrozumienie przetargów może być również problemem dla zaawansowanych działów zakupów. Działy zaawansowanych zakupów są zazwyczaj odpowiedzialne za zakup głównych towarów i usług dla swoich szpitali. Jeśli dział nie wie o przetargach, oznacza to, że szpitale mogą obejść się bez najlepszych ofert dla swoich potrzeb.
Przetargi online
Przetargi szpitalne online są formą przetargów, które zazwyczaj odbywają się na centralnej platformie. Proces zazwyczaj rozpoczyna się od stworzenia przetargu przez agencję rządową. W tym samym czasie rząd zazwyczaj publikuje przetarg na centralnej platformie. Każdy dostawca może następnie złożyć propozycję do przetargu za pomocą systemu online. Zwykle odbywa się to za pośrednictwem centralnej strony internetowej. Niektóre przykłady centralnych platform do przetargów online to Tendering.com, Auction.gov.au i GSA.gov.
Przetarg na miejscu to przetarg, który zazwyczaj odbywa się w jednym lokalu, natomiast przetarg poza lokalem to przetarg, który zazwyczaj odbywa się poza lokalem. Agencja rządowa prowadząca przetarg zazwyczaj wyraźnie to zaznacza przed przyjęciem oferty.
Przetarg offsite jest popularnym wyborem dla agencji rządowych, zwłaszcza w przypadku większych zakupów. Przetarg offsite jest najczęściej stosowany w przypadku dużego sprzętu, takiego jak sprzęt medyczny i technologie.
Istnieją dwa sposoby, w jakie agencja rządowa może ujawnić szczegóły swojego przetargu dostawcom: formalne zaproszenie do złożenia oferty oraz nieformalne zaproszenie, które jest zwykle publikowane tylko na stronie internetowej agencji rządowej. Jeśli przetarg jest zaproszeniem, które jest tylko upublicznione, możesz przegapić możliwość złożenia oferty w przetargu. Agencje rządowe decydują się na wpuszczenie tylko kilku dostawców na te przetargi z zaproszeniem, więc prawdopodobnie przegapisz, jeśli nie będziesz świadomy tej możliwości.
Podsumowanie
Ponieważ szpitale mogą wymagać ogromnej różnorodności dostaw i usług, musisz być świadomy różnych przetargów, które mogą być dla ciebie dostępne. Możesz również potrzebować zbadać, jakie rodzaje przetargów są dostępne w Twojej okolicy i na co są one przeznaczone. To nie tylko pomoże Ci uzyskać najlepsze oferty, może również pomóc Ci znaleźć lepszych dostawców i uniknąć problemów z dostawcami sprzętu i technologii.